Event of activiteit organiseren voor VTV Blijdorp

Beste tuinder,

Erg leuk dat je iets wilt organiseren voor andere tuinders en/of wijkbewoners! Geef het snel door aan ons, via het invulformulier op deze webpagina.

We proberen de agenda al vroeg in het jaar te vullen met een mooi en afwisselend programma.

Zo kunnen we op tijd de samenwerking zoeken met partijen in Overschie en met andere VTV’s aan de kade. Ook is het fijn als we elkaars activiteiten kunnen bezoeken en voorkomen dat activiteiten elkaar in de weg zitten.

Wist je dat we jaarlijks drie weekenden samen met andere organisaties Overschie laten bruisen met allerlei activiteiten? Dit zijn

  1. NLdoet (half maart),
  2. Midzomer in Stadspark West (rond 21 juni) en
  3. Burendag (eind september).

Hiervoor zijn natuurlijk activiteiten nodig die door de leden van VTV Blijdorp georganiseerd worden. Dus laat ons weten wat je hiervoor kunt/wilt organiseren.

Binnen de VTV moeten verschillende mensen geïnformeerd worden om een activiteit goed te laten verlopen. Denk bijvoorbeeld aan het bestuur, de penningmeester, de keuken en de redactie van de Groene Blijdorper nieuwsbrief/social media.

Voor sommige activiteiten is budget beschikbaar via de vereniging als je dat in september het jaar ervoor laat begroten via de penningmeester (in de ALV van oktober wordt de begroting van het jaar erna vastgesteld). Of soms kan dit worden aangevraagd bij de wijkraad of andere fondsen.

En natuurlijk is goede promotie belangrijk. Het is tenslotte leuk als je activiteit goed bezocht wordt! Veel tuinders maken zelf een poster of promotietekst en leveren foto’s aan. Wij kunnen je een lijst geven met plekken waar het zinvol is om te flyeren. Lukt het niet om dit allemaal zelf te doen? Dan kunnen andere leden je er misschien bij helpen.

Kortom: er komt best wat kijken bij het organiseren van een leuke activiteit, zie de checklist hierna, maar samen kunnen we er iets moois van maken!

Vul daarom snel het formulier in, zodat we weten wat je wilt organiseren en wij je kunnen informeren over waarop je moet letten.

Checklist

Elk event is anders. Sommige events worden al jaren georganiseerd en degenen die het doen, weten wat erbij komt kijken. Denk aan de Plantenmarkt, de tentoonstelling, de workshops, yoga etc.

Maar soms zijn er ook nieuwe initiatieven – van harte welkom! – dus vandaar hieronder een checklist van waar je op moet letten.

  • Heb je een leuk idee? Geef dat meteen aan het begin van het jaar door.

    Waarom? Als de bar ook open moet, dan moet het keukenteam daar de planning op aanpassen. Voor grote evenementen zorgt de keuken voor ervaren keukenteams die goed drukte aankunnen. De planning wordt in januari gemaakt, dus het is fijn als dan bekend is welke evenementen er komen.

    Vul het formulier in. Dat gaat naar Annelot die als spin in het web de activiteiten bijhoudt en contact onderhoudt of alles wat nodig is, gedaan is.

  • Check met de coördinator van het keukenteam of de datum beschikbaar is.

    Mail aan keuken@vtvblijdorp.nl. In sommige gevallen kan het keukenteam je doorverwijzen naar het bestuur, als ze niet zeker zijn of de activiteit goed past bij de vereniging. Dan kom je zo snel mogelijk naar het spreekuur (niet mailen) en overleg je met het bestuur.

  • Geef de definitieve datum & beschrijving door aan Annelot

    via events@vtvblijdorp.nl, zodat deze opgenomen wordt in de Agenda op de website.

  • Bepaal hoe je de communicatie gaat vormgeven

    Zorg dat je ruim op tijd klaar bent met de materialen voor de promotie, zeker twee maanden. Dan is er voldoende tijd om te printen, te verspreiden en te melden in de nieuwsbrief.

  • Maak je een poster?

    Er is een Word-sjabloon in de huisstijl van VTV Blijdorp voor eenvoudige events, die kun je krijgen via Annelot.
    Je kunt een eigen poster ontwerpen.
    Je kunt via Annelot vragen of Joey tijd heeft voor een ontwerp – maar die tijd is beperkt, dus dat kan niet altijd.
    Het ophangen van de poster op verschillende plekken organiseer je zelf. Vraag wel altijd toestemming.
    (als je hem ophangt bij het verenigingsgebouw, a.u.b. NIET op de verf, maar op de ruiten).

  • Maak je een flyer?

    Er is een Word-sjabloon in de huisstijl van VTV Blijdorp voor eenvoudige events, die kun je krijgen via Annelot.
    Je kunt een eigen flyer ontwerpen.
    Je kunt via Annelot vragen of Joey tijd heeft voor een ontwerp – maar die tijd is beperkt, dus dat kan niet altijd.

    Wil je dat de flyer in de wijk verspreid wordt? Heb je budget voor het printen van exemplaren? Het VTV Blijdorp-budget is beperkt en alleen beschikbaar als het opgenomen is in de begroting van dat jaar (nog een reden om ruim op tijd na te denken over de planning).
    Eventueel kun je via Annemarie vragen of op een zaterdag tijdens de beurten enkele leden de flyers in de wijk verspreiden.

  • Promoten via de website?

    Stuur de flyer/poster als .jpg of .pdf naar bestuur@vtvblijdorp.nl met een korte tekst, dan wordt er een apart nieuwsbericht van gemaakt en wordt het daarmee uitgebreid in de Agenda op de website.

  • Promoten via de nieuwsbrief?

    Stuur de flyer/poster als .jpg of .pdf naar redactie@vtvblijdorp.nl met een korte tekst, dan wordt het meegenomen in de nieuwsbrief. Let op: de nieuwsbrief komt 1 keer per maand uit, dus geef je info ruim op tijd door. Wij sturen geen aparte nieuwsflitsen voor activiteiten.

  • Promoten via de social media?

    Stuur de flyer/poster als .jpg of .pdf naar redactie@vtvblijdorp.nl met een korte tekst, dan wordt het geplaatst op de VTV Blijdorp social media. Je kunt het ook zelf op social media verspreiden.

  • Promoten via de kranten, lokale media?

    Dit moet je zelf organiseren. Wellicht kun je via redactie@vtvblijdorp.nl wel enkele mailadressen krijgen.

  • Toegang tot het verenigingsgebouw

    Heb je voor je evenement toegang tot het verenigingsgebouw nodig, op de dag zelf of voor voorbereiding? Spreek dat af met Anneke van het keukenteam, met wie je ook de datum hebt afgestemd.

  • Gebruik gebouwen en materialen

    De vereniging heeft allerlei materialen beschikbaar, overleg daarover met de keuken of met Annelot of Annemarie.

    Wij gaan er vanuit dat alle materialen na afloop op dezelfde plek teruggebracht worden en dat de locatie weer schoon en netjes opgeleverd wordt. Dus na afloop zorg je zelf voor het opruimen en schoonmaken (wij hebben geen schoonmaakservice ;-)

    Mocht er schade zijn, meld dat dan meteen aan degene met wie je hierover contact hebt gehad.

  • Kortom: je bent zelf regisseur van & verantwoordelijk voor het hele evenement

    Deze checklist en het contact met penningmeester, keuken, redactie, Annelot en Annemarie is alleen om ervoor te zorgen dat iedereen goed geïnformeerd is over wat jij (en met jou wellicht anderen) gaan organiseren. Soms wordt wel eens een schakel vergeten (b.v. de keuken weet helemaal niet dat er op vrijdagavond een activiteit is waarbij bardienst nodig is) en dat is natuurlijk jammer. Met deze checklist, het formulier en Annelot als spin in het web willen wij zorgen voor een soepel verloop.

Vul onderstaand formulier in als je een evenement wilt aanmelden. Annelot neemt in ca. een week contact met je op.

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
Naam(Vereist)
Leg uit wat je gaat organiseren, wat ervoor nodig is.
Geef alvast een korte beschrijving van het evenement, zodat wij het kunnen opnemen in de agenda op de website
Heb je al contact met de kantine gehad, indien die betrokken is?
Voor welke promotieactiviteiten ga je zorgen?