In de Algemene Ledenvergadering van 29 juni vraagt het bestuur mandaat om de nieuwe huurovereenkomst te tekenen, maar zullen wij daardoor ook onze reglementen moeten wijzigen. Hieronder volgt een toelichting.
In een vorig Bestuursnieuws hebben wij alle leden geïnformeerd over de nieuwe huurovereenkomst en de bijlagen. Alle info daarover is te vinden op de website.
De nieuwe huurovereenkomst met de gemeente, de daarbij behorende Kwaliteitseisen, de bouwvoorschriften en het Handhavingskader zorgen er ook voor dat wij onze reglementen soms grondig, soms op enkele punten moeten wijzigen. Dit wordt ook in stemming gebracht tijdens de ALV van 29 juni. De details vind je hieronder.
Zaterdag 15 juni 15.00 uur – toelichting op alle gemeentelijke stukken & gewijzigde reglementen
Wil je tijdens de Algemene Ledenvergadering van 29 juni precies weten waarvoor je stemt? Kom dan naar de informatiebijeenkomst op zaterdag 15 juni in het verenigingsgebouw. Daar geven wij uitgebreide toelichting, leggen uit wat er bereikt is in de onderhandelingen, waarom de reglementen veranderd moeten worden en beantwoorden wij alle vragen. In de ALV geven wij slechts een korte toelichting op hoofdpunten, maar er is dan geen gelegenheid tot allerlei detailvragen. Dan duurt de vergadering te lang.
Ben je het niet eens met punten, ben je van plan ‘nee’ te stemmen op wat voorligt, kom dan zeker. Bij veel nee-stemmers, kunnen wij geen huurovereenkomst aangaan en hebben wij jullie argumenten nodig.
Dus wil je meer weten? Kom zaterdag 15 juni!
Meld je wel even aan, zodat wij weten hoeveel stoelen wij moeten klaarzetten: [email protected]
Statuten
In de huidige statuten staat de SVIN genoemd. Dus ze moeten sowieso gewijzigd worden. De SVIN heeft voor opheffing toestemming gegeven tot statutenwijziging.
De statuten die voorliggen zijn mede opgesteld en gecontroleerd door de werkgroep Statuten van het Platform Rotterdamse Volkstuinverenigingen, Verinorm die de gemeente heeft bijgestaan op juridisch vlak tijdens de onderhandelingen en notariskantoor Fokkema Linssen.
De modelstatuten die wij ontvangen hebben bij de huurovereenkomst heeft rode arcering en had gele arcering. De rode arcering staat er nu nog in. Dit zijn verplichte bepalingen vanuit de gemeente, die mogen wij niet wijzigen als wij een huurovereenkomst willen. Er stond ook gele arcering in bij een aantal punten. Dat was tekst waarin de verenigingen zelf konden kiezen wat het beste bij ons past. Een voorbeeld daarvan is artikel 9.3. De bestuurstermijn kon 3 of 4 jaar zijn. Wij hebben gekozen voor drie jaar, omdat dit behapbaarder is en dan is de kans dat iemand voor nog eens drie jaar verlengd ook groter.
In de statuten die je kunt hieronder kunt bekijken zie je ook grijze arcering. Dit zijn bepalingen die anders zijn dan in onze huidige statuten of die toegevoegd zijn. De kleine wijzigingen/correcties zijn niet grijs gearceerd. Je kunt uiteraard ook zelf de huidige statuten vergelijken met deze nieuwe statuten.
De gemeente heeft aangeboden dat als wij de modelstatuten volgen (waarbij wij de gele arcering naar onze keuze kunnen invullen), zij de notariskosten betalen. Wij hebben voor ca. 95% de modelstatuten gevolgd, dus hopen dat dit ook voor ons geldt. En anders moeten wij de extra tijd betalen die de notaris moet besteden om de enkele bepalingen waar wat tekst gewijzigd is te checken. Wij hoeven in ieder geval geen volledige statutenwijziging te betalen.
De statuten die voorliggen voldoen ook aan de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen. Die is ingegaan in 2021. Ons Huishoudelijk Reglement hadden wij al daarop aangepast, maar de statuten nog niet, in afwachting van wat er met de SVIN zou gebeuren.
Wij wijken op 1 belangrijk punt af van hetgeen staat in de modelstatuten, namelijk het quotum dat nodig is voor een statutenwijziging. Dat is bij ons al jaar en dag (dus in Groene Boekje en huidige statuten) tweederde van de uitgebrachte geldige stemmen.
In de modelstatuten staat dat wijzigingen alleen mogelijk zijn indien de helft van de leden aanwezig of vertegenwoordigd is, en dan geldt eveneens tweederde van de uitgebrachte geldige stemmen. Indien niet de helft van de leden aanwezig of vertegenwoordigd is, moet er een nieuwe algemene ledenvergadering uitgeroepen worden, waarin dan het quorum van de helft van de leden niet meer geldt. Dat is veel werk.
In de praktijk halen wij vrijwel nooit de helft van de leden voor een ALV (andere verenigingen ook niet). In een drukbezochte ALV bij VTV Blijdorp zijn gemiddeld 60 van de 170 tuinen vertegenwoordigd. Wij houden het dus liever bij de bepaling die wij hadden. Uiteraard hopen wij wel dat er steeds meer leden naar een ALV komen, het is immers de plek waar uitgewisseld en besloten wordt.
Dus wij houden:
Een besluit tot wijziging van de Statuten kan slechts op een algemene vergadering met ten minste twee/derden (2/3) van de uitgebrachte geldige stemmen worden genomen.
Wij doen niet:
Een besluit tot wijziging van de Statuten kan slechts op een Algemene Vergadering met ten minste twee/derde (2/3e) van de uitgebrachte geldige stemmen worden genomen, in een vergadering waarin ten minste de helft van het totaal aantal uit te brengen stemmen ter vergadering aanwezig casu quo vertegenwoordigd is.
Indien in een Algemene Vergadering, waarin een voorstel tot wijziging van de Statuten aan de orde is, niet ten minste de helft van het totaal aantal uit te brengen stemmen ter vergadering aanwezig of vertegenwoordigd is, dan wordt een nieuwe Algemene Vergadering bijeengeroepen, te houden ten minste veertien (14) dagen later, doch uiterlijk binnen achtentwintig (28) dagen na de eerste. In deze Algemene Vergadering kan een besluit tot wijziging van de Statuten rechtsgeldig worden genomen met een meerderheid van ten minste twee/derde (2/3e) van de geldig uitgebrachte stemmen ongeacht het aantal ter vergadering aanwezig of vertegenwoordigde stemmen.
Huishoudelijk Reglement
De wijzigingen in het Huishoudelijk Reglement zijn geel gearceerd.
De gemeente heeft Verinorm (de partij die de gemeente juridisch heeft bijgestaan) gevraagd om een model Huishoudelijk Reglement te maken. Er zijn namelijk volkstuinverenigingen die dit niet op orde hebben. Wijziging van het Huishoudelijk Reglement is geen vereiste vanuit de gemeente. Wel moet het aansluiten op het Handhavingskader.
Ons Huishoudelijk Reglement is in 2021 grondig herzien en door een groep leden besproken en beoordeeld, waarna de Algemene Ledenvergadering ermee ingestemd heeft. Wij zien geen aanleiding om ons Huishoudelijk Reglement aan te passen aan het model.
In ons Huishoudelijk Reglement wordt op diverse plekken verwezen naar de Statuten. Omdat de Statuten wijzigen zijn die verwijzingen zijn gecontroleerd en indien nodig aangepast.
Er zijn wat kleine tekstveranderingen doorgevoerd die een gevolg zijn van de Statuten en de eisen van de gemeente.
Het begrip ‘partnerlid’ is verdwenen en is ‘partner’ geworden in de statuten. Ook zijn er statutair bepalingen aan gekoppeld. Dit is dus ook veranderd in het Huishoudelijk Reglement.
Er zijn geen nieuwe bepalingen opgenomen waarover de Algemene Ledenvergadering eerst moet stemmen.
In de ALV-stukken die binnenkort komen wordt wel een voorstel gedaan voor toevoeging aan het Huishoudelijk Reglement, maar daar wordt apart over gestemd, dat is nu nog niet in de tekst opgenomen.
Tuinreglement
De wijzigingen in het Tuinreglement zijn geel gearceerd.
Het Tuinreglement startte met de verplichte Kwaliteitseisen van de gemeente. Die zijn nu uitgebreid van 1,5 pagina naar 6 pagina’s. Aan deze Kwaliteitseisen moet elk tuinlid voldoen. Het bestuur moet daarop handhaven.
Wij hebben dus de tekst van het Tuinreglement aangepast met de nieuwe Kwaliteitseisen.
Verder zijn de bepalingen die wij al hadden gebleven. Er zijn geen nieuwe bepalingen toegevoegd die geen relatie hebben met de gemeentelijke verandering. Die moeten zoals gebruikelijk apart in stemming gebracht worden in de Algemene Ledenvergadering.
De gemeente heeft bouwvoorschriften toegevoegd aan de nieuwe huurovereenkomst. Die bestaan deels uit het gemeentelijk vastgelegd (en niet onderhandelbare) omgevingsvoorschriften. Het andere deel is bouwvoorschriften voortkomend uit de volkstuinverenigingen die nu voor allemaal gelden. Een deel van de besturen heeft hiermee de ondersteuning die nodig is bij het handhaven.
VTV Blijdorp heeft aanvullende of afwijkende voorschriften op deze ‘bouwvoorschriften’ (niet op de omgevingsvoorschriften, die zijn gemeentelijk vastgelegd). Deze zijn in rood aangegeven in het Tuinreglement. Deze voorschriften zijn in de afgelopen 90 jaar door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld. Het staat eenieder uiteraard vrij een alternatief voorstel in te dienen in de ALV (indien je het ter stemming wilt brengen, dan graag indienen voor 21 juni a.s.).
De bouwvoorschriften ter info. Dit wordt niet in stemming gebracht, maar is een gegeven vanuit de gemeente.