Deze toelichting is niet alleen voor VTV Blijdorp, maar ook voor besturen en leden van andere Rotterdamse volkstuinverenigingen
In 2023 is door Rotterdamse volkstuinverenigingen, de gemeente Rotterdam en bureau Verinorm hard gewerkt aan een Handreiking Handhaving en Naleving, in de wandelgangen ‘Handhavingskader’ of ‘HHK’ genoemd.
Het Handhavingskader is onderdeel van een set documenten die horen bij de Rotterdamse Volkstuin Visie die hopelijk vanaf 2024 toegepast gaat worden. Het feit dat er straks een Volkstuin Visie is, betekent dat er vanuit de gemeente beleid is op volkstuinen en dat er daardoor ook capaciteit en of financiën vrijgemaakt kunnen worden. Waar voorheen de volkstuinen onzichtbaar waren en vooral de dupe van gemeentelijke plannen, hopen wij dat er vanaf 2024 ingezien wordt dat de volkstuinen een waardevolle bijdrage leveren aan de leefbaarheid van Rotterdam.
Hier vind je een toelichting wat de Handreiking Handhaving & Naleving is, waarvoor het gebruikt kan worden, hoe het tot stand gekomen is en meer. Helemaal onderaan de pagina vind je de download button.
Waarom een Handreiking Handhaving & Naleving?
Naar aanleiding van de Monitor Leefbaarheid en Veiligheid Volkstuinen Rotterdam uit 2021 is de gemeente in gesprek gegaan met Rotterdamse volkstuinbesturen. Op verenigingen waar lastige situaties waren die besturen niet goed konden managen bleek dat er (betere) ondersteuning vanuit de gemeente en andere overheidsdiensten nodig was. Er werden gesprekken ter ondersteuning gestart. In 2023, toen de gemeente na het wegvallen van de SVIN een rechtstreekse huurrelatie met de volkstuinverenigingen aanging, zijn er onderhandelingen gestart om te komen tot een Rotterdam-breed Handhavingskader.
Dit Handhavingskader moet ondersteuning bieden aan besturen bij lastige situaties, denk daarbij aan handhaving bij permanente bewoning wat niet mag. Of als er verdenking is van criminele activiteiten. Of als er een lid is dat zich nooit aan de regels houdt en daardoor overlast veroorzaakt. Of als bestuursleden onderling ruzie hebben.
Soms is het handig om een leidraad te hebben van welke stappen je kunt nemen als bestuur om zo’n kwestie tot een goed einde te brengen. Hopelijk zonder dat je bij de rechter eindigt.
Verder is niet altijd is duidelijk waar de grens van naleving en de start van formele handhaving ligt en wie wat kan uitvoeren (een bestuur heeft immers beperkte bevoegdheden). Met dit Handhavingskader wordt dat duidelijker en er worden stappenplannen en juridisch kloppende brieven geboden. Ook worden gemeentelijke diensten en overheidsdiensten benoemd waar besturen terecht kunnen.
Waaruit bestaat de Handreiking Handhaving & Naleving?
De Handreiking is een uitgebreid document van veel pagina’s. Het bevat een
- inleiding,
- doel en uitgangspunten,
- een toelichting op wet- en regelgeving,
- maar vooral handig: negen scenario’s van probleemsituaties met
– preventieve maatregelen
– stappenplannen
– ondersteunende juridisch kloppende brieven.
De negen scenario’s behandelen de meest voorkomende problemen bij volkstuinverenigingen.
Er is info over preventieve maatregelen (vooral goed communiceren en heldere afspraken in de Statuten en reglementen) en er is per scenario een stappenplan.
Bij elke stap is een toelichting en indien nodig een voorbeeldbrief die gebruikt kan worden, die juridisch kloppend is.
Het is namelijk belangrijk in geval van lastige situaties of conflicten zorgvuldig dossieropbouw te verrichten. Zodat in geval er arbitrage of rechtspraak nodig is, alle stukken vanuit de vereniging in orde zijn.
Welke problemen of scenario’s worden beschreven in de Handreiking Handhaving & Naleving?
Het Handhavingskader bevat negen scenario’s van lastige situaties. Bij elk scenario zijn preventieve maatregelen benoemd, een stappenplan en zijn voorbeeldbrieven beschikbaar. Er is ook een lijst van gemeentelijke diensten en andere overheid toegevoegd die benaderd kunnen worden indien het bestuur niet tot het gewenste resultaat komt.
1. Niet naleven van de statuten, kwaliteitseisen of reglementen
2. Negeren bouwvoorschriften
3. Illegaal overnachten en permanente bewoning
4. Onenigheid binnen het bestuur
5. Bedreiging en geweld
6. Overlast en verstoring van de openbare orde
7. Diefstal en inbraak
8. Criminaliteit
9. Gebruik verenigingsgebouw – i.v.m. Belastingwetgeving is hiervoor speciale aandacht
Hoe is deze Handreiking Handhaving & Naleving tot stand gekomen?
Zoals hierboven beschreven is in 2022 gestart met overleg met een aantal Rotterdamse volkstuinverenigingen. Vanaf 2023 zijn er gesprekken geweest tussen gemeente en vertegenwoordigers van volkstuinverenigingen om te komen tot een acceptabele Handreiking. Beide partijen werden juridisch en procesmatig ondersteund door Marjan Olfers van Verinorm.
De volkstuinverenigingen hebben veel input gegeven over de praktische problemen waar zijn tegenaan lopen. Zij hebben teksten geschreven die meegenomen zijn in het Handhavingskader. De uitgebreide toelichting en de juridische brieven zijn door Verinorm geschreven. Verinorm heeft er ook een samenhangend geheel van gemaakt.
Bij elke versie van het Handhavingskader is er in de werkgroep overleg gepleegd. De werkgroep bestond uit een groot aantal volkstuinverenigingen. Elke vereniging kon aansluiten, niet alle verenigingen hebben dat ook gedaan. Vanuit de werkgroep gingen telkens vier vertegenwoordigers naar het overleg met de gemeente.
In de werkgroep waren zowel verenigingen van het Platform Rotterdamse Volkstuinen als de Rotterdamse Autonome Parken vertegenwoordigd.
Zijn besturen verplicht deze Handreiking Handhaving & Naleving te gebruiken?
Nee.
Het staat alle besturen vrij om te handelen naar eigen goeddunken. De gemeente is echter vanaf 2024 middels het aangescherpte huurcontract, de algemene bepalingen en de kwaliteitseisen strenger op ‘goed gedrag’. Het is dus in het belang van elke vereniging om conform de bepalingen te handelen. In die bepalingen van de gemeente zijn de eisen voor handhaving of naleving door de besturen aangescherpt. Dat kan er dus toe leiden dat besturen strenger moeten optreden dan voorheen. Indien dat lastig is, kan dit Handhavingskader mogelijk steun bieden.
Wat als ik het niet eens ben met iets in deze Handreiking Handhaving & Naleving?
Het Handhavingskader wordt in ieder geval geëvalueerd bij verlenging van het huurcontract.
Als het gaat om details, dan is het advies te handelen naar eigen goeddunken binnen de geldende bepalingen van de gemeente en de eigen statuten en reglementen.
Indien er tussentijds andere zwaarwegende bezwaren zijn, is het goed om dit kenbaar te maken bij het platform waarbij je bent aangesloten. Dan kan het gesprek met de gemeente gestart worden.
In de onderhandelingen met de gemeente hebben wij geprobeerd het maximale eruit te halen. Dat is niet op alle onderwerpen gelukt. Soms is het geven en nemen.
Ook zijn er best nog wat discussiepunten en vraagpunten die nog uitgewerkt moeten worden. Zodra die helder zijn, worden ze toegevoegd.
Waar vind ik de Handreiking Handhaving & Naleving?
Je kunt de laatste, nog niet definitieve versie van het Handhavingskader hier downloaden. Zodra de definitieve versie er is, zullen wij die hier toevoegen.