In dit bericht leggen wij je uit wat er anders is aan de Algemene Ledenvergadering (ALV) van voorjaar 2021, door de coronamaatregelen.
Het is belangrijk dat je deze informatie leest. Op 29 mei nemen wij tesamen een aantal belangrijke beslissingen die alle leden betreft.
Deze coronatijd vraagt om flexibiliteit, ook ten aanzien van de ALV. Wij vragen daarvoor jullie begrip.
Informatie over de online ALV
De ALV is zaterdag 29 mei vanaf 10 uur.
De vergadering is online. Wij werken met een speciaal online vergaderprogramma voor ALV’s. Het werkt heel eenvoudig. Je krijgt een link toegestuurd, daarop klik je, je webbrowser opent vanzelf en dan ben je meteen in de vergadering. Je hoeft dus geen software te installeren zoals Zoom of Teams. Wij denken dat het daardoor voor iedereen toegankelijk is die e-mail en een smartphone of computer heeft.
Wij gaan ook online stemmen. Dat betekent dat per tuin 1x gestemd kan worden. Dat wordt geregeld via 1 e-mailadres. Dat is hetzelfde e-mailadres waarop je de uitnodiging ontvangt voor de ALV. Wij gebruiken het e-mailadres dat in onze ledenadministratie staat. Zorg ervoor dat wij het juiste mailadres gebruiken. Bij twijfel, stuur je correcte mailadres waarmee je wilt deelnemen aan de ALV naar [email protected].
In de vergadering stemmen wij meerdere malen over verschillende onderwerpen. Zorg dus dat je begrijpt hoe het werkt en je stem niet verloren gaat.
Op 22 mei om 10 uur doen wij een korte oefenvergadering, zodat je kunt zien hoe het gaat en hoe het stemmen werkt. Als je twijfelt of je het snapt, doe dan mee.
De online ALV is eenrichtingsverkeer qua beeld en geluid. Het bestuur kan dingen vertellen. Jij kunt alleen eventueel tekstberichten sturen. Maar normaal in een ALV doen wij dat natuurlijk met één persoon tegelijk en kunnen wij rustig vragen beantwoorden. Met 170 mensen tegelijk die tekstberichten gaan sturen, wordt het lastig antwoorden.
Daarom geven wij iedereen de kans om VOORAF alle vragen te stellen via het online forum. Dat is openbaar toegankelijk, zodat iedereen alle vragen en alle antwoorden en opmerkingen kan zien. Wij verzoeken jullie om alles via het forum te laten lopen en niet te mailen.
Wij hebben gekozen voor een online ALV, omdat wij zo hopen zoveel mogelijk leden te bereiken en ook omdat een vergadering buiten qua energie en weersomstandigheid lastig te managen is.
Waarover gaan wij stemmen
In de ALV van 29 mei gaan wij in ieder geval stemmen over de volgende onderwerpen:
• het nieuwe Huishoudelijk Reglement
• het nieuwe Tuinreglement
• de maximumprijs voor taxaties van tuinhuizen
• verantwoording van de financiën 2020
• andere voorstellen die komen na op 14 mei
Momenteel wordt er nog gewerkt aan een ander kort voorstel. Dat wordt direct op 14 mei ingebracht in het forum en via het bestuursnieuws.
Ook leden kunnen een voorstel in stemming laten brengen. Lever je voorstel per e-mail in voor 8 mei a.s., zie hierna.
Online forum om vragen te stellen, suggesties te doen en discussie te voeren
Op de website staat een online forum met deze onderwerpen:
• de nieuwe reglementen (zie toelichting hierna)
• de maximumprijs voor taxaties & maximumbedrag aan percentage bij verkoop tuin (zie toelichting hierna)
Vanaf 14 mei gaat het forum ook open voor andere voorstellen, de financiën, voorstellen van leden, algemene vragen en de rondvraag.
Forum voor reglementen en maximumprijs geopend van 26 april tot en met 8 mei
Het online forum is ca. twee weken geopend voor de nieuwe reglementen en de maximumprijs. Dit forum is de enige gelegenheid om je mening te laten horen. Wij doen het expres via een openbaar forum, zodat iedereen kan meekijken en er geen aparte mails naar het bestuur komen. Na 8 mei worden eventuele correcties meegenomen in de definitieve versies van de voorstellen.
Het forum is vrij toegankelijk, zonder dat je hoeft in te loggen (bij veel spam gaan wij over tot eerst inloggen voordat je kunt reageren).
Voorstellen van leden indienen voor 8 mei
Indien je een voorstel hebt voor de ALV waarover je wilt laten stemmen, verzoeken wij je om dit voorstel per e-mail aan het bestuur te sturen. Wij zullen het vervolgens via bestuursnieuws versturen en daarna op het forum plaatsen, zodat leden daarvan kennis kunnen nemen. De uiterste datum voor indienen is 8 mei. Voorstellen die later ingediend worden, kunnen deze keer om praktische redenen niet meegenomen worden. Wij willen immers iedereen de gelegenheid geven zijn/haar mening erover te uiten.
Forum voor andere onderwerpen open van 9 mei tot 27 mei
De andere onderwerpen komen 14 mei op het forum (andere voorstellen, de financiën, voorstellen van leden en algemene vragen) tot 27 mei. Dus gebruik ook die gelegenheid om van gedachten te wisselen. Tijdens de online ALV kun je geen vragen stellen en dus wij hebben liever dat alle vragen vooraf al beantwoord zijn.
ALV stukken komen ca. 14 mei
De ALV stukken komen ca. 14 mei via een link in een nieuwsflits naar iedereen. Dan heb je nog tot 27 mei om via het forum vragen te stellen of punten aan de orde te stellen.
Toelichting op nieuwe reglementen
Bekijk de video voor een uitgebreide toelichting op de nieuwe reglementen voordat je vragen stelt op het forum.
Het concept Huishoudelijk Reglement en het concept Tuinreglement kun je hier downloaden (links niet meer actief, conceptversies zijn nu definitieve versies beschikbaar via de ALV stukken)
Het geluid is vrij zacht, dus regel volume op Youtube en op je apparaat, gebruik koptelefoon.
In 2018 hebben wij nieuwe Statuten gekregen na de overgang van RBVV naar AVVN. Bij deze overgang hoort ook een herzien Huishoudelijk Reglement en een Tuinreglement. De informatie die in het Groene Boekje staat is nu opgenomen in het Huishoudelijk Reglement en het Tuinreglement.
De reglementen zijn opgesteld in overleg met een klankbordgroep.
Koen, Fred, Annie, Mariëtte, Ria, Lenie, Taxatiecommissie – allen veel dank voor de vele uren die jullie erin gestoken hebben!
In het Huishoudelijk Reglement staan hoofdzakelijk juridische zaken. Voor wijziging van het Huishoudelijk Reglement is 2/3 meerderheid nodig van uitgebrachte geldige stemmen (blanco is niet geldig).
In het Tuinreglement staat praktische zaken. Voor wijziging van het Tuinreglement is een normale meerderheid nodig van uitgebrachte geldige stemmen (blanco is niet geldig).
Bovenaan het Tuinreglement staan het Gemeentelijk reglement, waaraan wij moeten voldoen. Dit kunnen wij dus niet wijzigen. Taalkundig is het niet foutloos, maar dat is de originele formulering.
Overige formuleringen van het Groene Boekje zijn her en der taalkundig aangepast.
Artikelen die niet meer geldig zijn of in strijd met wat de gemeente eist, zijn verwijderd.
Geel gearceerde stukken zijn nieuw, hetzij op basis van de modelstukken van de AVVN, hetzij door de WBTR, hetzij aangepast aan de huidige tijd en situatie.
In verband met de nieuwe wet WBTR die op 1 juli ingaat, zijn enkele zinnen opgenomen. Die zijn ook geel gearceerd.
In de reglementen zijn geen nieuwe voorstellen van leden opgenomen.
Half mei ontvangt iedereen de ALV-vergaderstukken met daarbij ook de definitieve reglementen die in stemming gebracht worden. Wij hopen dat wij door het online forum stukken hebben samengesteld waarmee de leden instemmen.
Ter info: de naam van de Tuincommissie verandert met ingang van het nieuwe Huishoudelijk Reglement in Groencommissie. Die naam dekt de lading beter dan Tuincommissie.
Toelichting op maximumprijs taxatie tuinhuizen
De informatie hierover kun je vinden op de website ‘Maximum overdrachtsprijs tuinhuizen – toelichting‘.